基层人民法院执行工作信息化建设的思考 ——以我院执行工作移动辅助平台建设为例(调研第二十五期)

    随着执行工作新形势下“案多人少”矛盾的日益突出,执行一线人员日益面临多点多程奔波、疲于事务性工作、难于系统规划中长期工作的局面,执行工作程序性失误的风险越来越大,案件统筹实施的难度越来越大,案件当事人不理解情绪越来越大,工作开展的难度也越来越大。在此背景下,我院为进一步深挖执行队伍内部潜力,推进执行工作再上一个新台阶,对执行工作的改革创新尝试了多角度的思考和探索,以“执行工作移动辅助平台建设”为抓手,探索向信息化要“质量”和“效率”。

    一、新形势下执行工作的一些具体困难点

    我院执行局工作人员35名,其中包含员额法官8名,法官助理12名,聘任制书记员15名。2015年,我院执行案件收案3428件,2016年收案6495件,2017年截止11月收案10761件。就案件数量上来说,增幅达到了年均77﹪。增幅巨大的案件带来了巨大的工作量和海量的执行案件关键信息,如此巨大的案件信息客观上已远远超出了承办人的处理极限,对办案质量和效率产生了重大的影响。

    (一)程序性失误风险较大

    以我院截止2017年11月的执行案件数据为例,人均收案达到了1200件左右。这1200件案件涉及对财产采取控制措施(包括银行账户冻结、房屋查封、车辆查封、土地查封、股权查封、到期债权冻结)的约占到百分之五十,对应的约为人均1900次的控制措施。累计往年沉淀案件,截止2017年11月,人均须对超过2200件次的财产控制措施进行精确掌控,确保每一次的措施在到期前及时采取后续措施,以避免出现失去控制权的情况发生。

    目前针对此类问题主要采取的还是定期梳理或者建立台账的老办法予以解决。但在案件基数较大的情况下,仅一次全面的梳理,一次认真的台账回查就会消耗大量的时间和精力,得出的数据也不一定完全准确。如果任由这种“小马拉大车”的情况继续运行,极有可能会引发系统性的程序性失误,增加办案的风险。

    (二)工作统筹难度较大

    在目前案件数量激增的情况下,承办人由于案件千头万绪很难做到长远规划,局领导也由于信息不对称难以做到统筹管理。

    在2017工作年度中,承办人面对激增的案件,基本无法对中长期工作做出一个明晰的规划,只能作出重点案件主动抓,一般案件被动做的决策。除去少量重点案件外,其他案件基本都存在被动让申请人推动着来做的情况。找得多的,反映的频繁的,会先做一些工作,早做一些工作;暂时风平浪静的案件,先缓一缓、放一放,造成工作上的恶性循环。重点关注的案件还没解决,那些相对平缓的案件由于长期未动又变得对立情绪严重。这是海量的工作信息和有限的人脑精力之间的必然矛盾。

    另一方面,由于执行局巨大案件量中海量的关键节点信息不能得到有效的提取、汇总、对接,分管院领导、局领导无法掌握中长期的案件情况。比如近期的腾退类案较多,就可以开展集中类案处置;近期超时限未处置财产案件数据异常,可以开展专项的清理;近期需要到同一地点调查的案件较多,可以统一行动、集约办案。这些信息不对称的缺陷,造成了在案多人少情况下的进一步资源错配和浪费。

    (三)申请人不理解情绪较大

    截止2017年11月,涉及执行案件的广义信访案件数量有较大的增幅;案件当事人到执行局反映情况,甚至以激烈方式反映情况也有较大增幅。根据调查了解,原因有三:一是多次找不到承办法官。随着案件数量的增加,法官需要在外调查的时间越来越多,当事人打办公电话打不通,或者打通了其他人也不清楚案情。二是联系上了问不到案情。在采取了给当事人留手机号码以方便联系的方式后,当承办人外出办案时,当事人打电话来询问案情,由于案件量巨大,承办人无法清晰回忆起办理情况,导致当事人情绪激动。三是需办理的具体事项久拖未执。由于日常的事务性工作太多太杂,大量的应到期办理事项被遗漏。经常有提前通知了当事人做协调工作,由于临时紧急事项遗忘,导致当事人不理解;或者需要解封担保财产,需要消除失信信息等等具体事项被遗忘,导致当事人不理解,对立情绪严重。

    (四)承办人心理压力较大

    海量信息的无序和无计划状态,导致了承办人长期处于焦虑、烦躁、不安的情绪状态之中。随时会担心工作遗漏和失误,造成严重后果。想予以整理和规避又找不到切入点,无从下手。实际上,激增的案件数量并不是承办人真正担心和害怕的;如何把激增案件背后的海量信息,做到条块分明、缓急明确、随时备查、自动提醒,才是焦虑和不安的根源。

    二、建立执行工作移动辅助平台的设想和初步实践

    在新形势下,执行工作困局的表象看起来是“案多”与“人少”之间的矛盾,但究其本质,实际是“飞速增长的海量的案件关键节点信息”与“有限的人脑处理能力”之间的巨大差异造成的。在无法把案件数量“减少”,或者把办案人员“增多” 的客观基础上,是否能依靠信息化技术扩展承办人员的大脑处理能力,尽量缩小“海量信息”与“有限人脑”之间的差距,成为一条可供选择的改革路径。基于此,我院以建立“执行工作移动辅助平台”为抓手,开展以信息化建设促进执行工作“质量”、“效率”双提升的尝试。

    (一)目标和功能

     “辅助平台”立足于解决大量案件产生的“海量信息”与承办人“精力有限”之间的矛盾,是执行局全体人员大脑的延伸。它既能存储案件的关键信息,也能根据存储信息作出主动的提醒和提示;既能让承办人随时查询案件的办理情况,也能为领导决策提供关键数据;既能为个案的执行提供依据,也能为集约办案提供支撑。

    1.查询功能。承办人可以在手机上随时对自己承办案件的办理情况进行查询;分管院领导、局领导可以随时在手机上对全局案件办理情况进行查询。

    2.提醒功能。对到期采取后续强制措施的事项自动进行提醒;对拟办理的已计划事项,按照轻重缓急以不同形式自动进行提醒。

    3.预警功能。对重要节点事项向局领导和承办人同时发出预警信息。

    4.智能分析。对相邻期限内的,可集约办理事项(如同一地点出差)进行提取分析,并辅助作出相关决策,促进集约化办案。

    5.统筹协调。承办法官可以在平台上对团队成员做出工作的统筹安排,针对个案或者近期的重点工作共享明确的工作计划;局领导可以对全局的工作把握进度、明确方向、提出要求。

    6.案件沟通与电子送达。所有的申请执行人和能够找到下落的被执行人均通过手机号或者微信号接入“辅助平台”,并能由承办人团队进行单向沟通。承办人团队可以随时向申请人发送案件办理进展情况,可以向双方当事人电子送达法律文书。

    (二)基本架构

    辅助平台依托智能手机这一硬件支持进行软件的构建,全面、根本区分于办案系统,以最简单、直观的界面展示案件的基本、关键信息。

 为力求达到简便、易用,有效的目标,平台不设置二级架构,除案件对应的承办人外,均不能进行“编辑”操作。每一个案件只呈现五个方面的数据,一是案号和当事人名称;二是执行标的;三是查控情况和查控时间;四是处罚情况;五是已计划待办事项。除第一项内容外,其他每一个类目均采用语音录入方式进行数据采集,最大限度降低对承办人的工作量负累。

    承办人在接收纸质卷宗后,按照每采取一项措施用不超过10秒的时间对基本数据进行录入,平台软件自动对录入信息进行登记、提取、分析、归类、备查,对后续办理作出技术支持。

    (三)中长期构想

    “辅助平台”最理想的环境应是在与“办案系统”对接的情况下进行运行,办案系统的数据和辅助平台的数据可以互联、共享,这才是真正的移动、智能办案系统。但在目前非技术原因壁垒不能进行对接的情况下,只能采用“辅助平台”的形式解决现实存在的困难。考虑到最高人民法院倡导的“为办案全力提供智能化服务模式”,并结合执行案件的自身特点,执行工作移动化、智能化办公必然会成为一种趋势。在进行辅助平台建设的尝试下,将执行工作向移动化、智能化推进也不失为走在司法改革前沿的一项有益尝试。

    (四)试运行的情况

    经过3个月的研发和修改,目前“辅助平台”已在少量承办法官内进行测试运行。通过短期的试运行,“平台”基本达到了预想的“智慧、高效、便捷、互联”目的。

    1、智慧办案,提升了有限的处理能力。试运行以来,平台自动提醒临到期房屋、银行账户冻结、查封措施23件次;自动分配临近地点外勤任务85件次;自动提醒承办人“类案”归类处理54件次;自动提醒已查封可处置财产按时进入处置程序21件次;向申请人发送各类采取执行措施现场照片21件次。通过平台的试运行,客观上增强了人脑处理能力,提升了智慧办案的水平。

    2、高效执行,拓展了有限的人力资源。通过任务地点坐标自动分配本市外勤工作任务和市外出差工作任务,节约、缩减外出人员52人次;通过“智能工作簿”按照”领导督办”、“重点涉稳”、“紧急待办”、“日程待办”缓急等级,向承办人员发起125件次的提醒并同时发送“待办表”。通过各种类各等级待办事项的集约化办理,有效拓展了有限的办案资源。

    3、便捷操作,减轻承办人员的工作负累。“移动平台”后期所有数据的采录均采用“语音输入转文字”形式,并以“图片收集”形式辅助采集各类文书、回证。对比以往操作模式,并不会明显增加承办人员操作的时间和工作负累。”平台”充分考虑到执行案件承办人员的工作强度,尽最大可能的减少操作的复杂性,增加“平台”的“友好性”和信息的“可视性”。

    4、互联性强,强化了内外沟通交流。试运行以来,局领导通过平台对测试团队的可疑数据发起了3次提醒和询问;团队负责人就可以数据向团队成员发起了5次提醒和询问;团队成员就疑难突发情况向团队负责人和局领导发起了2次紧急报告;各测试团队向申请执行人发送各类执行现场照片、执行措施回证21件次,向被执行人电子送达2件次。通过有效的互联,依托“移动平台”建立了上下沟通、内部互联、内外交流的高效沟通渠道。

    三、后期运行可能存在的困难点

    (一)工作量和效用性之间的平衡

    在平台构建的设想上,我们尽量考虑到以尽可能少的承办人员单位时间换取尽量大的效用性,并采取了牺牲一部分案件信息,来换取操作的简便性,和查阅的直观性。但是数据量的多少也直接决定了可供分析决策的信息量的多少。如何在工作量与效用性之间取得一个合理的平衡是后期建设的一个难点。

    (二)开放性和保密性之间的平衡

    辅助平台的运行需要依靠公开互联网来传递信息,而案件信息都是涉密内容, 如何完全确保在开放网络中传输信息的安全性和保密性是长远运行的一个重点。

    (三)经济性和实用性之间的平衡

    考虑到经费和快速实现,我们选择了在智能手机上构建平台软件,而放弃类似警务通的专用硬件。这样的选择强调了经济性,但是否会造成实用性的缺损值得深入考量。

(撰稿人          李旭  刘洋)